I. CHỨC NĂNG

Phòng Tổ chức – Hành chính là đơn vị thuộc Trường, có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý và tổ chức thực hiện các lĩnh vực công tác: công tác tổ chức bộ máy, tuyển dụng, sử dụng, quản lý viên chức và người lao động; tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và công tác bảo vệ chính trị nội bộ của Nhà trường; Hành chính – tổng hợp – văn thư, lưu trữ; quản lý và tổ chức phương tiện giao thông; cải cách hành chính, chuyển đổi số trong các hoạt động hành chính; bảo vệ bí mật Nhà nước; công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại tố cáo; công tác lễ tân, khánh tiết; là đầu mối thông tin, liên lạc giữa Nhà trường với các cá nhân, đơn vị trong và ngoài trường.

II. NHIỆM VỤ

1. Công tác tổ chức bộ máy:     

a) Chủ trì tham mưu xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên, viên chức và cơ cấu tổ chức bộ máy của Trường;

b) Chủ trì tham mưu xây dựng quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị trong trường; đầu mối nghiên cứu, lập đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc trường;

c) Chủ trì, tham mưu Hiệu trưởng ban hành, điều chỉnh, bổ sung hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quy tắc, nội quy của Nhà trường bảo đảm thực hiện theo đúng đường lối chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước về công tác tổ chức cán bộ;

d) Đề xuất, trình Hiệu trưởng thành lập, kiện toàn các hội đồng tư vấn, tham mưu; các ban, tiểu ban giúp việc; tổ công tác, ban quản lý dự án, đề án, chương trình có sử dụng nhân sự của Trường (trừ các công việc có tính chất chuyên môn thường xuyên của các đơn vị);

đ) Thường trực các hội đồng đối với viên chức và người lao động: Hội đồng lương, Hội đồng tuyển dụng viên chức, Hội đồng xét chuyển, thăng hạng chức danh nghề nghiệp, Hội đồng Thi đua – Khen thưởng, Hội đồng kỷ luật, Hội đồng chế độ chính sách; là thành viên các hội đồng, các ban công tác khác của Trường theo sự phân công của Hiệu trưởng.

2. Công tác cán bộ:

a) Chủ trì tham mưu xây dựng đề án vị trí việc làm, đề án tinh giản biên chế và cơ cấu viên chức và người lao động (sau đây gọi tắt là CBVC) theo chức danh nghề nghiệp của các đơn vị trong trường; tham mưu xây dựng quy định về tiêu chuẩn chức danh Trưởng/Phó trưởng các đơn vị và Trưởng/Phó trưởng bộ môn thuộc viện, khoa và tương đương;

b) Chủ trì xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng, điều động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác; công tác thi tuyển, xét nâng ngạch, thăng hạng, chuyển ngạch viên chức theo phân cấp; thực hiện các thủ tục trình Hiệu trưởng ký kết, chấm dứt hợp đồng dài hạn, ngắn hạn, hợp đồng lao động vụ việc, theo quy định;

c) Phối hợp các đơn vị tổ chức thực hiện quy trình công tác quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, kéo dài thời gian giữ chức vụ, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm viên chức quản lý các đơn vị;

d) Chủ trì thực hiện công tác quản lý CBVC; theo dõi, xác nhận, kiểm tra định mức lao động, thống kê khối lượng lao động của CBVC; đánh giá, xếp loại chất lượng đơn vị, CBVC hằng tháng, hàng năm theo quy định; quản lý hồ sơ, lý lịch VC; tổ chức, theo dõi, làm thủ tục cử VC đi học tập, công tác, tham quan ở trong nước và ngoài nước, tiếp nhận VC đi học tập, công tác về tiếp tục làm việc; chủ trì tổ chức thực hiện công tác kỷ luật VC theo quy định.

đ) Chủ trì xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác đào tạo, bồi dưỡng CBVC theo quy định; Chủ trì tổ chức các hội nghị, hội thảo bồi dưỡng, tập huấn cho CBVC nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu phát triển của Nhà trường.

e) Lưu trữ, cập nhật thông tin hồ sơ CBVC, sổ sách, báo cáo, các biểu mẫu thống kê về nhân sự theo quy định; theo dõi tăng giảm biên chế; xác nhận các giấy tờ văn bản của VC theo hồ sơ đang quản lý tại phòng; quản lý và cấp thẻ cán bộ cho CBVC; chủ trì việc quản lý, cập nhật thông tin đội ngũ của Nhà trường trên cổng thông tin Hemis của Bộ Giáo dục và Đào tạo trên cơ sở thông tin về giảng viên chủ trì xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình đào tạo, đứng tên mở ngành, duy trì ngành do các đơn vị quản lý đào tạo cung cấp.

g) Chủ trì tổ chức thực hiện quy trình đề nghị phong tặng các danh hiệu cao quý; quy trình xét công nhận đạt tiêu chuẩn và bổ nhiệm giáo sư, phó giáo sư, bổ nhiệm các chức danh nghề nghiệp theo thẩm quyền.

h) Nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong công tác tổ chức bộ máy, quản trị nhân sự trong phạm vi toàn trường.

3. Công tác chế độ, chính sách:

a) Chủ trì xây dựng các văn bản về các chế độ, chính sách của Nhà trường cho CBVC; hằng năm phối hợp bổ sung, điều chỉnh quy chế chi tiêu nội bộ của Trường;

b) Chủ trì tổ chức thực hiện công tác xét, đề nghị nâng lương, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nhà giáo, phụ cấp ưu đãi ngành cho CBVC; tổ chức thực hiện đầy đủ chế độ, chính sách đối với CBVC trước khi nghỉ hưu, chế độ đối với CBVC thuộc diện chính sách khác; phối hợp đối chiếu, trích nộp các khoản BHXH cho CBVC; xác nhận định mức lao động, ngày công lao động, hệ số lương, tiền lương, tiền công, thu nhập tăng thêm, các khoản phụ cấp khác cho CBVC theo đúng quy định;

c) Quản lý và tổ chức thực hiện công tác xét hết hạn tập sự, bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp và chuyển xếp lương theo chức danh nghề nghiệp đối với viên chức;

d) Thực hiện các chế độ nghỉ hưởng BHXH bảo đảm quyền lợi chính đáng và hợp pháp cho người lao động, bao gồm: chế độ thai sản, phụ cấp độc hại, phụ cấp nghề nghiệp, bảo hộ lao động, tai nạn lao động, ốm đau ngắn ngày, dài ngày, nghỉ phép, …

4. Công tác Thi đua – Khen thưởng

Chủ trì tham mưu công tác thi đua, khen thưởng của Nhà trường; tham mưu xây dựng các văn bản hướng dẫn, tổ chức thực hiện Luật Thi đua – Khen thưởng, các quy định hiện hành về thi đua, khen thưởng; xây dựng cụ thể các tiêu chí, tiêu chuẩn thi đua và tổ chức thực hiện; xây dựng kế hoạch, chương trình cho các phong trào thi đua của Trường.

5. Công tác bảo vệ chính trị nội bộ

a) Lập kế hoạch bảo vệ chính trị nội bộ trường; phối hợp với các đơn vị, chính quyền địa phương và các cơ quan chức năng tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ trong Nhà trường;

b) Phối hợp với các tổ chức, đơn vị liên quan để xác minh, thẩm tra khi phát hiện CBVC có dấu hiệu vi phạm chủ trương đường lối của Đảng, Pháp luật Nhà nước và các quy định của Nhà trường.

6. Chủ trì triển khai công tác phòng chống tham nhũng, tiêu cực, lãng phí trong Nhà trường.

7. Công tác hành chính – tổng hợp – văn thư

a) Lập chương trình kế hoạch tuần, tháng, học kỳ và năm học; làm báo cáo công tác tháng, học kỳ, năm học, các loại báo cáo khác theo yêu cầu của Trường, Bộ Giáo dục và Đào tạo và các cơ quan khác;

b) Chủ trì, phối hợp chuẩn bị nội dung các cuộc họp giao ban cơ quan hàng tháng, hội nghị công chức, viên chức hàng năm, các hội nghị tổng kết chuyên đề, tổng kết năm học; thư ký các cuộc họp Giao ban cơ quan hàng tháng, Hội đồng thi đua trường, họp Ban Giám hiệu và các buổi làm việc của lãnh đạo trường;

c) Phối hợp quản lý hoạt động của văn phòng các viện, khoa, trường;

d) Phục vụ và quản lý việc chuẩn bị khánh tiết tại các phòng làm việc của Ban Giám hiệu, các phòng họp, phòng khánh tiết, Hội trường và các phòng làm việc khác được giao;

đ) Xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế công tác văn thư của Nhà trường; soạn thảo trình Hiệu trưởng ban hành các văn bản về quy chế, quy định, kế hoạch, công văn, chương trình công tác, thông báo, thông tri triệu tập, hướng dẫn tổ chức các hoạt động của Nhà trường thuộc chức năng nhiệm vụ được giao;

e) Cấp giấy giới thiệu để viên chức, người lao động của Nhà trường liên hệ công tác theo uỷ quyền của Hiệu trưởng;

g) Kiểm tra, chỉnh sửa thể thức văn bản trước khi trình Hiệu trưởng ký, ban hành; y sao các văn bản của Nhà trường ban hành (trừ văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm); sao lục các văn bản; xác nhận chữ ký theo quy định;

h) Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, phát hành công văn, tài liệu đến và đi theo quy định;

i) Bảo quản, sử dụng con dấu của Nhà trường; phối hợp quản lý việc sử dụng con dấu của các đơn vị theo quy định;

k) Phụ trách công tác quản lý, cấp phát thư báo và thông tin liên lạc của Nhà trường;

l) In, sao các tài liệu, văn bản của Nhà trường.

8. Triển khai các hoạt động lưu trữ, bảo vệ bí mật Nhà nước của Nhà trường

a) Xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế công tác lưu trữ của Nhà trường; lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định và tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ cho các hoạt động của Nhà trường;

b) Tiếp nhận, xử lý, phát hành công văn, tài liệu mật theo đúng các quy định.

9. In các loại văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng nhận do Trường Đại học Nghệ An  cấp theo quy định

10. Công tác xây dựng quy trình quản lý, cải cách hành chính

a) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị để xây dựng các quy trình quản lý hành chính cho các lĩnh vực công tác của Nhà trường;

b) Chủ trì công tác xây dựng kế hoạch cải cách hành chính trong Nhà trường; phối hợp tổ chức thực hiện cải cách hành chính đã được Hiệu trưởng phê duyệt và đánh giá công tác cải cách hành chính của các đơn vị;

c) Thực hiện chuyển đổi số trong các hoạt động hành chính của Nhà trường;

11. Công tác lễ tân, khánh tiết, đầu mối thông tin, liên lạc

a) Tham mưu cho Hiệu trưởng bảo đảm thông tin, liên lạc với các bộ, ngành, địa phương;

b) Đầu mối tổ chức các hoạt động kỷ niệm, sự kiện của Nhà trường; phụ trách lễ nghi, khánh tiết cho các hoạt động;

c) Tiếp đón khách đến liên hệ công tác với trường; xây dựng và thực hiện chế độ tiếp khách của Trường.

12. Công tác quản lý và tổ chức phương tiện giao thông

a) Quản lý và điều hành các hoạt động của Tổ xe; thực hiện công tác bảo quản, bảo trì xe theo quy định; thực hành tiếp kiệm chống lãng phí trong vận hành xe;

b) Xây dựng kế hoạch thuê, mướn các phương tiện giao thông vận tải; đặt vé tàu, xe, máy bay để phục vụ cho các hoạt động của Nhà trường.